Job Description

HIAS es una organización judía internacional que aboga por un mundo en el que los refugiados encuentren acogida, seguridad y oportunidades. La respuesta regional integral de HIAS para América Latina y el Caribe satisface las necesidades urgentes de los refugiados, solicitantes de asilo y otras personas desplazadas por la fuerza en México, Costa Rica, Panamá, Honduras, Guatemala, Aruba, Guyana, Venezuela, Colombia, Ecuador y Perú. La estrategia regional de HIAS se basa en nuestros servicios de alto impacto y en asociaciones bien establecidas con donantes y socios, incluidos gobiernos, organismos de las Naciones Unidas, ONG y comunidades locales y de refugiados. Capitaliza nuestra experiencia proporcionando apoyo operativo y programación en cuatro áreas, que incluyen: Protección jurídica; Prevención y respuesta a la violencia de género; Salud mental y apoyo psicosocial comunitarios; e Inclusión económica.

1. JUSTIFICACION.
En el marco del proyecto TRAYECTOS “Empoderando a las mujeres en movilidad humana”, financiado por la Entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres, un órgano subsidiario de las Naciones Unidas («ONU Mujeres»), para la ejecución de un proyecto que busca empoderar a las mujeres afectadas por la crisis de movilidad humana para que estas participen y se beneficien de servicios de protección y lideren iniciativas de cohesión social.

Se invita a los proveedores legalmente autorizados, en virtud de las leyes panameñas, a presentar su propuesta a HIAS ECUADOR (HIAS PANAMA) para la siguiente convocatoria.

2. OBJETO.

Realizar la adquisición de componentes por 9,975 kits de artículos básico de higiene con un enfoque de protección, adaptados a contextos de movilidad humana y con enfoque de género, edad, etnia, discapacidad y derechos LGBTIQ+ en Panamá.

3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA.

Se realizará proceso de selección del/los proveedor/es para el presente proceso a través de LICITACIÓN PÚBLICA (Procedimiento 3, según Directrices de Logística de HIAS), al/los proveedores que cumplan técnicamente con el requerimiento, y representen la mejor relación costo-beneficio para la organización. El proveedor se obligará al suministro de los Kits de protección totalmente armados, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento, y las solicitudes realizadas por HIAS ECUADOR (HIAS PANAMA) una vez pactada la relación contractual mediante un contrato de suministros. La entrega de los Kits se efectuará en el lugar indicado por la organización, en la provincia del Darién, corregimiento de Metetí.

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUERIDAS.

Los artículos para los kits de protección contienen los siguientes elementos, los cuales deberán ser ofertados bajo la siguiente estructura:

ID KITS DE ARTÍCULOS BÁSICOS DE HIGIENE CON UN ENFOQUE DE PROTECCION Y DIGNIDAD Cantidad Unidad
GRUPO
I SUMINISTRO DE ARTÍCULOS PARA ENTREGA DE 9,975 KIT DE PROTECCIÓN
1 Jabón de Baño en barra 9975 Unidad
2 Toallas sanitarias 9975 Paquete de 8 unidades
3 Cepillo dental 9975 Unidad
4 Pasta dental 75 ML 9975 Unidad
5 Desodorante 60 gramos 9975 Unidad
6 Shampoo 90 ML 9975 Unidad
7 Crema para Peinar 100ml 9975 Unidad
8 Crema corporal 100 ML 9975 Unidad
9 Panties Talla S (paquetes de 3) 1775 Paquete x 3 unidades
10 Panties Talla M (paquetes de 3) 5000 Paquete x 3 unidades
11 Panties Talla L (paquetes de 3) 3000 Paquete x 3 unidades
12 Toalla mediana de baño 9975 Unidad
13 Peinilla 9975 Unidad
14 Papel higiénico 9975 Rollo
15 Repelente 177ml 9975 Unidad
16 Lampara Led Dinamo pequeña 9975 Unidad
17 Bolsa de nylon, color blanco personalizada con logos a colores 9975 Unidad

5. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA

El proveedor interesado en presentar oferta a esta convocatoria debe preparar una propuesta cumpliendo con los requisitos estipulados en el numeral 6. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS, de los presentes Términos de referencia,

6. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

La evaluación consiste en 2 etapas:

Etapa 1 - Evaluación del cumplimiento de la presentación de los documentos incluidos en el numeral 6.1 REQUISITOS MÍNIMOS. La falta de cumplimiento con cualquiera de los requisitos resultará en el rechazo de la oferta.

El método de evaluación será CUMPLE/ NO CUMPLE.

Etapa 2 – Evaluación técnica y económica según criterios de evaluación estipulados en el numeral 6.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA PROPUESTAS.

6.1. REQUISITOS MÍNIMOS

La propuesta debe contener la siguiente documentación de manera obligatoria:

1. Copia del documento de identificación del/a Representante Legal.
2. RUC (actualizado en los últimos 30 días, a la fecha de presentación de la oferta. La actividad económica debe estar relacionada con el objeto de la presente licitación o similares).
3. AVISO DE OPERACIONES (vigente, expedido en los últimos 30 días, a la fecha de presentación de la oferta).
4. Cuestionario de licitación diligenciado con la debida firma del oferente (anexo a estos TdR).
5. Certificación Bancaria a nombre del Representante Legal o a nombre de la empresa si es persona jurídica.
6. Documento de conflicto de intereses completamente diligenciado y firmado por todos los dueños de la empresa: Representante legal, socios capitalistas, socios mayoritarios, entre otros vinculados a la gerencia de la empresa. Cada persona debe diligenciar un formato propio debido a que el documento exige una firma individual.
7. Documento/s que certifique la experiencia (La actividad económica en el aviso de operaciones deberá estar relacionada con el objeto de la presente contratación). La experiencia debe ser demostrable, al menos con tres (3) certificados de experiencia o copias de los contratos que permitan evidenciar que usted ha vendido artículos similares. Este documento debe cumplir lo estipulado en la Nota 3 del numeral 6.3 NOTAS.
8. Garantía y ficha técnica con las especificaciones detalladas e imágenes de los artículos solicitados en este documento. Las imágenes deben corresponder a los productos que usted entregará, de ser adjudicado el contrato. Se debe presentar la relación detallada conforme a las características técnicas mínimas deseables descritas en este documento. Se deben apreciar los siguientes datos: marca, fecha de vencimiento del producto, descripción técnica, presentación (gramaje, volumen), entre otros datos relevantes.
9. La propuesta económica deberá incluir todos los costos incurridos por el proveedor para el suministro de los Kits, en línea con los requisitos indicados en el presente documento. La oferta deberá establecer el tiempo de entrega de los artículos solicitados, que en todo caso no podrá ser superior a noventa (90) días calendario, organizado en 3 entregas parciales: Noviembre, Diciembre y Enero - una en cada mes (las fechas se establecerán en el contrato). La propuesta económica debe estar firmada por el representante legal.
10. Fianza de Propuesta por un valor del 10% del valor total ofertados, como garantía y resguardo que la misma no sufrirá cambio alguno en tiempos, costos, forma, o productos ofrecidos.

6.2. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA PROPUESTAS

Se tendrán en cuenta las ofertas o propuestas que haya cumplido con todos los requerimientos mínimos, y que cumpla sustancialmente con los documentos solicitados en la invitación, las propuestas serán evaluadas de acuerdo con los siguientes criterios de evaluación y en el mismo orden prioritario:

1. Valor económico de la oferta.
2. Calidad de los productos ofertados de acuerdo con la ficha técnica con las especificaciones detalladas.
3. Experiencia comprobada en la venta de artículos objeto de la presente licitación.
4. Disponibilidad y plazos de entrega

Habiéndose, además, determinado que dicho Oferente o Contratista está calificado para ejecutar el Contrato de manera satisfactoria, el contratista debe acogerse a las Directrices de HIAS para denuncia de irregularidades (código de conducta) y lineamientos establecidos por los Principios obligatorios de compra en ayuda humanitaria firmados (anexos al presente documento).
6.3. NOTAS:
1. Todos aquellos requisitos de la propuesta que no afectan la asignación de puntaje son requisitos subsanables, siempre y cuando la razón se dé por omisión o por errores de forma del documento presentado. Esto se refiere a los requisitos 1, 2, 3, 4, 5 y 6 listados en el numeral 6.1 REQUISITOS MÍNIMOS del presente documento.
2. Solo se evaluarán las propuestas recibidas dentro del plazo indicado y que hayan cumplido con la presentación de todos los documentos obligatorios posterior al período de subsanación de la oferta, el cual será de 5 días hábiles contados a partir del inicio de la etapa 1 de evaluación de ofertas.
3. La certificación de experiencia debe ser verificable y debe presentarse en documento legible. Si es un certificado emitido por la entidad contratante debe contener: Los datos de la entidad que emite el certificado (nombre de la empresa contratante, NIT, correo electrónico, dirección, ciudad, No. de contacto, otro dato relevante), nombre del contratista, objeto contractual, fecha de ejecución del contrato, valor de contrato, calidad del servicio (nivel de satisfacción), el documento debe estar firmado, al menos, por la entidad que emite el certificado. Si es un contrato, este deberá contener los mismos datos expuestos anteriormente, debe estar firmado por ambas partes, y si el contrato ya finalizó, debe contener el acta de liquidación donde se evidencie que cumplió con lo establecido y el nivel de satisfacción del mismo; si el contrato es con una entidad del estado, este será verificado en las plataformas digitales habilitadas y autorizadas.

7. FORMA Y TÉRMINOS DE PAGO

El oferente podrá solicitar un anticipo de máximo el 50% del valor total del contrato, para lo cual deberá constituirse la respectiva Fianza de Anticipo de buen manejo del anticipo, la cual deberá ser del 100% del valor total del anticipo. Habrá un segundo pago equivalente al remanente del valor total del contrato una vez que el proveedor entregue a satisfacción de HIAS los artículos cotizados en pleno cumplimiento de las especificaciones definidas.
Para la firma del contrato se debe contar con una Fianza de cumplimiento por un valor del 50% del costo total del contrato.

El incumplimiento por parte del proveedor en los siguientes casos, dará derecho a la penalización e indemnización que seguidamente se relaciona:

Penalización:
1. Incumplimiento en tiempos de entregas, penalización del 20% total del contrato
2. Entregar productos que no estaban dentro de la cotización o productos con marcas
diferentes a las establecidas en su propuesta, penalización del 30% del total del contrato

Indemnización:
HIAS ECUADOR HIAS PANAMA tiene el derecho a rescindir el contrato y solicitar el reembolso de los fondos, en caso de que en algún momento se determine un incumplimiento de nuestro Código de Conducta o cualquier implicación de empleados/contratistas en fraude y corrupción o conflicto de intereses no declarado.

8. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS

La documentación debe enviarse a la dirección electrónica a la siguiente dirección de correo:
infopanama@hias.org Mayeli.mason@hias.org En el asunto del correo se sugiere el siguiente orden: LIC_01-2024 – (Nombre del oferente). El envío de la propuesta a estos correos es obligatorio, cualquier otra forma de presentar la propuesta dará lugar a la descalificación de la oferta. La propuesta debe ser enviada solo a este correo, el cual es el único valido para recepción de las ofertas.

9. FECHA DE RECEPCION DE PROPUESTAS

Inicia: Fecha de apertura: jueves 10 de octubre de 2024, fecha de cierre: domingo 20 de octubre de 2024 a las 23:59 hrs. Solo se evaluarán las propuestas recibidas dentro del plazo indicado y que cumplan con la presentación de todos los documentos obligatorios.

10. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de máximo ejecución del contrato y/o plazo de entrega de los bienes objeto de la presente contratación, será de 90 días calendario. El plazo se contará a partir de la suscripción del contrato y previa aprobación de las garantías.

11. LUGAR DE EJECUCIÓN Y DOMICILIO CONTRACTUAL

Para todos los efectos legales se tendrá lugar de ejecución y domicilio contractual la ciudad de Panamá, corregimiento de Bella Vista, Calle Elvira Méndez, PH del Banco Delta, piso 19, los bienes objeto del contrato deberán ser entregados en Los Pavitos, Provincia de Darién, Corregimiento de Metetí, carretera Panamericana, al lado del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) Darién.

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